KANTOR DAN TATA USAHA

A.    PENGERTIAN KANTOR

ð Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu kantoor. Yang memiliki beberapa pengertian diantaranya :

-         Ruang kerja, ruang tulis

-         Markas, biro, instansi, perusahaan

ð Berdasarkan penjelasan diatas ada dua pengertian kantor yaitu :

è Kantor dalam arti statis :

s  Menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan fasilitas perlengkapannya

s  Statis berarti diam , tak bergerak.

è Kantor dalam arti dinamis :

s  Menunjukkan kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat.

s  Dinamis berarti gerak dan senantiasa berubah (aktivitas).

ð Dapat disimpulkan bahwa kantor adalah :

a.     Tempat dilaksanakannya kegiatan menangani keterangan-keterangan atau informasi.

b.     Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

B.    PENGERTIAN TATA USAHA

ð Setiap organisasi yang besar / kecil dengan tujuan yang berbeda-beda tentu didalamnya terdapat bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang. Salah satunya adalah pekerjaan kantor.

ð Pekerjaan kantor disebut office work, clerecal work (pekerjaan tulis), dan paper work (pekerjaan kantor), yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

C.     JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

1.     Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis.

Misalnya : penanganan surat, pengetikan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, penggandaan, pembuatan laporan.

2.     Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan tulis-menulis.

Misalnya : menelepon, menerima tamu, memelihara gedung kantor, pelayanan keamanan, pekerjaan pesuruh.

D.    FUNGSI PEKERJAAN KANTOR / TATA USAHA

ð Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford fungsi setiap kantor ialah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat.

ð Fungsi tersebut dapat diperinci dalam lima kegiatan, yaitu :

1.     Menerima keterangan (receiving information)

2.     Mencatat keterangan (recording information)

3.     Mengolah keterangan (arranging information)

4.     Memberikan keterangan (giving information)

5.     Melindungi harta kekayaan (safe guarding assets).

ð Peranan tata usaha ialah :

1.     Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat.

2.     Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi karena berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

ð Dari berbagai penjelasan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi pekerjaan kantor adalah :

1.     Melayani pekerjaan operatif

2.     Membantu pimpinan organisasi untuk bertindak / memutuskan sesuatu

3.     Melancarkan pengembangan organisasi.

E.     KONSEP TATA USAHA SEBAGAI PEKERJAAN KANTOR

ð Menurut The Liang Gie bahwa tata usaha intinya adalah tugas pelayanan yang berkenaan dengan keterangan-keterangan yang berwujud enam pola perbuatan, yaitu :

1.     Menghimpun

2.     Mencatat

3.     Mengolah

4.     Menggandakan

5.     Mengirim

6.     Menyimpan

F.     PERANAN TATA USAHA

a.     Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif

b.     Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi

c.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

G.    CIRI-CIRI TATA USAHA

a.     Bersifat pelayanan yaitu bahwa tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.

b.     Bersifat merembet ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.

c.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat.

H.    PERLENGKAPAN KANTOR

ð Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan.

ð Kegunaan perlengkapan kantor :

1.     Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor

2.     Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor

3.     Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik dan memuaskan

4.     Sebagai aset dan perlengkapan kantor.

I.       JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

1.     Barang bergerak

a.     Barang habis pakai à misal : kertas, pensil, karet penghapus, tinta, karbon, map, dll.

b.     Barang tidak habis pakai à yaitu yang dapat digunakan berulang kali pemakaiannya. Seperti : OHP, telepon, gunting, mesin ketik, dll.

2.     Barang tidak bergerak

Misal : bangunan, tanah.

J.       PERALATAN KANTOR

ð Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.

ð Menurut The Liang Gie, peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha.

K.     MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR

1.     Peralatan bukan mesin

2.     Peralatan mesin

L.      INTERIOR / HIASAN KANTOR

-         Hiasan / lukisan dinding (gambar/tulisan)

-         Bunga-bunga

-         Akuarium

-         Lampu-lampu hias

-         Kolam

-         Tanaman

-         Benda lain yang dapat menambah menariknya ruangan kantor.

M. PESAWAT KANTOR

ð Pesawat kantor adalah peralatan / mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor.

ð Keuntungan mesin-mesin kantor :

1.     Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien.

2.     Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor.

3.     Meningkatkan produktivitas kerja.

4.     Mempercepat proses pekerjaan.

N.   ALAT-ALAT BANTU PERAGA (audiovisual aids)

ð Alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan peserta/pendengar yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran penglihatan dan taktik dengan melalui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

O.   FUNGSI ALAT PERAGA

a.     Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (presentasi). Contoh : LCD

b.     Menambahkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan lebih mendalam. Contoh : gambar.

c.      Menghindarkan penggunaan kata yang berlebihan. Contoh : OHP

d.     Menimbulkan perhatian. Contoh : speaker, power point.

e.     Mendorong untuk berfikir dan bertindak.

f.       Menghemat waktu karena proses pendalaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah. Contoh : speaker di setiap ruangan.

*       Alat peraga yang ditangkap dengan panca indera adalah tape recorder, video tape recorder, radio, televisi, dsb.

*       Alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu slide proyektor, film strip, OHP (Over Head Projector), LCD, dsb.

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan saya saat di SMK.

Semoga bermanfaat J