REKRUITMENT PEGAWAI

PENGADAAN PEGAWAI

ð PENGERTIAN

Rekruiment adalah penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjaid pegawai, yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan.

Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong.

Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki, yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk suatu unit tertentu.

ð MEDIA PENARIKAN PEGAWAI

Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak pasif dan aktif.

-         Pasif = menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor

-         Aktif = menggunakan berbagai saluran/media komunikasi untuk memperoleh tenaga kerja.

ð SUMBER UNTUK MENARIK TENAGA KERJA

-         Kawan pegawai

-         Kerabat/pejabat pegawai

-         Organisasi profesi

-         Depnakertrans

-         Lembaga pendidikan

-         Open house

ð INFORMASI LOWONGAN DAPAT DIUSAHAKAN MELALUI :

-         Media cetak = surat selebaran, pengumuman, iklan

-         Media elektronika = radio, televisi dan bioskop

ð HAL-HAL YANG TERCANTUM DALAM PENGUMUMAN LAMARAN :

-         Jumlah dan jenis lowongan

-         Syarat yang harus dipenuhi

-         Alamat tempat lamaran diajukan

-         Batas waktu pengajuan lamaran

-         Lain-lain yang dianggap perlu.

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan saya saat di SMK.

Semoga bermanfaat yaaa J

RAPAT

Dalam buku Etika Komunikasi, susunan Jg. Wursanto;

v PENGERTIAN RAPAT

Rapat adalah :

1.     Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta / pemerintah.

2.     Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

3.     Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah mufakat.

4.     Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.

5.     Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

6.     Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

v JENIS-JENIS RAPAT DAN SYARAT-SYARATNYA

A.    Berdasarkan tujuan

1.     Rapat penjelasan

ð Diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

ð Contoh :

-         Rapat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di SMK.

-         Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staff mengenai keadaan perusahaan secara umum.

2.     Rapat pemecahan masalah

ð Diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi/dihadapi.

ð Dikatakan sebagai suatu masalah jika memerlukan penanganan dengan segera/penanganan yang sangat rumit karena berkaitan dengan masalah lain

ð Keputusan yang akan diambil dapat memberikan pengaruh / akibat terhadap masalah lain.

3.     Rapat perundingan

ð Diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan.

ð Mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

B.    Berdasarkan sifat

1.     Rapat formal (formal meeting)

ð Dilaksanakan dengan suatu perencanaan yang lebih dulu

ð Sesuai dengan aturan yang berlaku

ð Semua peserta dapat memperoleh undangan.

2.     Rapat informal (informal meeting)

ð Dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

ð Misal : tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, dimana saja, kapan saja.

ð Bertemu di suatu tempat secara tidak sengaja, masing-masing pihak mempunyai kepentingan yang sama, kemudian mengadakan rapat informal.

3.     Rapat terbuka

ð Dihadiri oleh seluruh anggota organisasi

ð Materi yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4.     Rapat tertutup

ð Diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi

ð Membahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak/belum boleh diketahui oleh umum).

C.     Berdasarkan jangka waktu

1.     Rapat mingguan

ð Diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi / subseksi.

2.     Rapat bulanan

ð Diselenggarakan secara rutin setiap bulannya.

3.     Rapat tahunan

ð Diselenggarakan secara rutin setiap tahunnya.

v UNSUR-UNSUR RAPAT

A.    Tujuan rapat

B.    Masalah yang dirapatkan

ð Permasalahan yang dialami oleh suatu organisasi kantor/instansi pemerintah tentunya bermacam-macam.

C.     Pemimpin rapat

D.    Peserta rapat

1.     Sifat/karakter peserta rapat

-         Tipe pemersatu

-         Tipe perantara

-         Tipe pendengar

-         Tipe pemberi semangat

-         Tipe inisiatif

-         Tipe pemberi informasi

-         Tipe penyerang

2.     Fungsi peserta rapat

-         Sebagai penyumbang pendapat

-         Sebagai penyimpul

-         Sebagai penyumbang data

-         Sebagai penerima hasil keputusan

-         Sebagai pembantu pimpinan

E.     Media rapat

-         Ruang meja dan kursi

-         Lampu penerangan

-         Papan tulis/white board

-         Flip chart

v TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

1.     Persiapan rapat :

-         Persiapan administrasi

-         Persiapan ruangan

-         Persiapan akomodasi konsumsi

-         Persiapan kesehatan dan keamanan

2.     Pelaksanaan rapat :

-         Pembukaan rapat

-         Pembagian tugas

-         Rapat kelompok

-         Rapat pleno

-         Perumusan

-         reproduksi

3.     Pelaporan :

-         Pelapor

-         Penerima laporan

-         Bahan yang dilaporkan

4.     Sarana komunikasi/bahasa :

-         Paragraf yang runtut

-         Kalimat yang efektif

Sumber : Buku catatan saya saat di SMK.

Semoga bermanfaat yaaa J

PROFESI SEKRETARIS

v PENGERTIAN

ð Bahasa latin             = secretum (rahasia)

Bahasa belanda      = secretaries

Bahasa inggris         = secretary

ð Jadi, arti bebasnya, sekretaris adalah orang yang pekerjaannya bersifat rahasia.

ð Sekretaris adalah orang-orang yang bertugas membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya.

v 10 KOMPETENSI SEKRETARIS :

1.     Menerima tamu dan bertamu

2.     Menerima telepon dan bertelepon

3.     Membuat surat

4.     Menerima dan menggandakan surat

5.     Menata arsip

6.     Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen kantor

7.     Mempersiapkan rapat dan membuat notula

8.     Mengatur perjalanan dinas/bisnis pimpinan dan kolega

9.     Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen / laporan

10.            Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah (steno).

v MORAL SEKRETARIS

1.     Disiplin

2.     Jujur

3.     Setia

4.     Sabar

5.     Layak dipercaya

6.     Sopan

7.     Rajin

8.     Patuh

9.     Tanggap

10.            Resik

v DALAM PERKEMBANGANNYA, TUGAS SEKRETARIS BERTAMBAH, YAITU :

·        Pemeliharaan dokumen = disimpan agar mudah untuk menemukan kembali.

·        Pelayanan tamu = receptionist

·        Pembuatan notulen rapat

Notula                       = catatan hasil rapat (yang hasilnya banyak).

Notulen         = catatan hasil rapat (yang hasilnya hanya sedikit).

Notulis           = orang yang membuat notula/notulen/hasil rapat.

·        Mempersiapkan rapat

·        Menerima dan menyortir surat = mengurutkan surat.

Caranya : diurutkan berdasarkan wilayah/area, nomor urut, dsb.

v SEKRETARIS DIBEDAKAN MENJADI DUA, YAITU :

a.     Sekretaris organisasi

ð Orang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan swasta/instansi pemerintah tertentu.

b.     Sekretaris pribadi

ð Bertugas menjalankan pekerjaan kesekretariatan praktis secara personal.

ð Tugas pokok membantu menyelesaikan tugas atasan.

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan saya saat di SMK.

Semoga bermanfaat yaa J