Dalam buku Etika Komunikasi, susunan Jg. Wursanto;
v PENGERTIAN
RAPAT
Rapat adalah :
1. Suatu bentuk
media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan
oleh banyak organisasi, baik swasta / pemerintah.
2. Alat untuk
mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
3. Rapat juga
merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah mufakat.
4. Juga dapat
dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
5. Rapat adalah
pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
6. Secara singkat
dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para
pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
v JENIS-JENIS
RAPAT DAN SYARAT-SYARATNYA
A. Berdasarkan
tujuan
1. Rapat
penjelasan
ð Diselenggarakan
untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
ð Contoh :
-
Rapat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk
menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di SMK.
-
Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staff
mengenai keadaan perusahaan secara umum.
2. Rapat
pemecahan masalah
ð Diselenggarakan
untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi/dihadapi.
ð Dikatakan
sebagai suatu masalah jika memerlukan penanganan dengan segera/penanganan yang
sangat rumit karena berkaitan dengan masalah lain
ð Keputusan yang
akan diambil dapat memberikan pengaruh / akibat terhadap masalah lain.
3. Rapat
perundingan
ð Diselenggarakan
dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan.
ð Mencari jalan
tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
B. Berdasarkan
sifat
1. Rapat formal
(formal meeting)
ð Dilaksanakan
dengan suatu perencanaan yang lebih dulu
ð Sesuai dengan aturan
yang berlaku
ð Semua peserta
dapat memperoleh undangan.
2. Rapat
informal (informal meeting)
ð Dilaksanakan
secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
ð Misal : tanpa
undangan, terjadi secara kebetulan, dimana saja, kapan saja.
ð Bertemu di suatu
tempat secara tidak sengaja, masing-masing pihak mempunyai kepentingan yang
sama, kemudian mengadakan rapat informal.
3. Rapat terbuka
ð Dihadiri oleh
seluruh anggota organisasi
ð Materi yang
dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
4. Rapat
tertutup
ð Diselenggarakan
untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi
ð Membahas hal-hal
yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak/belum boleh diketahui oleh
umum).
C. Berdasarkan
jangka waktu
1. Rapat
mingguan
ð Diselenggarakan
secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa
yang dihadapi oleh setiap seksi / subseksi.
2. Rapat bulanan
ð Diselenggarakan
secara rutin setiap bulannya.
3. Rapat tahunan
ð Diselenggarakan
secara rutin setiap tahunnya.
v UNSUR-UNSUR
RAPAT
A. Tujuan rapat
B. Masalah yang
dirapatkan
ð Permasalahan
yang dialami oleh suatu organisasi kantor/instansi pemerintah tentunya
bermacam-macam.
C. Pemimpin
rapat
D. Peserta rapat
1. Sifat/karakter
peserta rapat
-
Tipe pemersatu
-
Tipe perantara
-
Tipe pendengar
-
Tipe pemberi semangat
-
Tipe inisiatif
-
Tipe pemberi informasi
-
Tipe penyerang
2. Fungsi
peserta rapat
-
Sebagai penyumbang pendapat
-
Sebagai penyimpul
-
Sebagai penyumbang data
-
Sebagai penerima hasil keputusan
-
Sebagai pembantu pimpinan
E. Media rapat
-
Ruang meja dan kursi
-
Lampu penerangan
-
Papan tulis/white board
-
Flip chart
v TEKNIK
PENYELENGGARAAN RAPAT
1. Persiapan
rapat :
-
Persiapan administrasi
-
Persiapan ruangan
-
Persiapan akomodasi konsumsi
-
Persiapan kesehatan dan keamanan
2. Pelaksanaan
rapat :
-
Pembukaan rapat
-
Pembagian tugas
-
Rapat kelompok
-
Rapat pleno
-
Perumusan
-
reproduksi
3. Pelaporan :
-
Pelapor
-
Penerima laporan
-
Bahan yang dilaporkan
4. Sarana
komunikasi/bahasa :
-
Paragraf yang runtut
-
Kalimat yang efektif
Sumber : Buku catatan
saya saat di SMK.
Semoga bermanfaat yaaa J
Tidak ada komentar:
Posting Komentar