MEMPROSES PERJALANAN BISNIS

A.    PENGERTIAN PERJALANAN BISNIS

Perjalanan bisnis merupakan perjalanan yang dilakukan seorang karyawan / pegawai suatu instansi / lembaga / perusahaan yang berkaitan dengan tugas-tugas pekerjaan dinas.

Tugas pekerjaan kedinasan merupakan tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga / instansi / perusahaan yang bersangkutan.

v Tugas sekretaris dalam perjalanan bisnis :

1.     Mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan perjalanan bisnis / dinas pimpinan, terutama yang berhubungan dengan materi dan dokumen yang diperlukan oleh pimpinan.

2.     Untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan sampai dengan kepulangan.

3.     Menyiapkan tiket, baik untuk keberangkatan maupun kepulangan.

4.     Mengurus akomodasi selama dalam perjalanan bisnis/dinas dan setelahnya.

5.     Untuk membuat laporan perjalanan bisnis/dinas pimpinan setelah perjalanan dinas/bisnis pimpinan dilakukan.

6.     Dokumen perjalanan dinas/bisnis yang harus dipersiapkan oleh sekretaris tergantung pada jenis transportasi yang digunakan dalam perjalanan bisnis/dinas.

v Perbedaan perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

PERJALANAN BISNIS	PERJALANAN DINAS
1. Dilaksanakan oleh kantor swasta/BUMN 2. Berorientasi pada perolehan keuntungan	1. Dilaksanakan oleh kantor pemerintah. 2. Berorientasi pada pelayanan masyarakat.

v Persamaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

1.     Keduanya melakukan perjalanan ke luar kantor untuk mewakili kantor.

2.     Dilakukan oleh perorangan / kelompok.

3.     Biaya perjalanannya ditanggung oleh kantor.

4.     Setelah selesai perjalanan membuat laporan.

5.     Keduanya dilakukan dalam rangka mempercepat kelancaran komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi.

B.    TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN BISNIS

a)     In house traveling department (Divisi Perjalanan), yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus pembiayaan selama perjalanan bisnis.

b)    Travel bureau (Biro Perjalanan) => untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.

c)     Administrasi kantor / sekretaris => sekretaris harus mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan bila pimpinan memintanya.

C.     PERSIAPAN PERJALANAN BISNIS

a)     Persiapan rencana perjalanan bisnis

b)    Persiapan dokumen perjalanan bisnis

c)     Persiapan transportasi dan akomodasi

d)    Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary)

e)     Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis

D.    SISTEM PEMBIAYAAN PERJALANAN DINAS / BISNIS

1.     LUMPSUM => sistem pembiayaan/pembayaran perjalanan bisnis/dinas secara sekaligus.

Misal : UU No. 7/KMK 02/2003 berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan (hanya perjalanan dinas).

Kelebihan                       : anggaran selalu dibuat lebih, lebih luwes.

Kekurangan                    : boros

Dana yang masuk           : dana konsumsi

2.     AT COST / RETRIBUSI => biaya perjalanan dinas/bisnis disesuaikan dengan pengeluaran yang sebenarnya dibuktikan dengan bukti pengeluaran / traksaksi yang sah.

Kelebihan                       : hemat

Kekurangan                    : tidak luwes

Dana yang masuk           : dana penginapan dan transportasi

3.     KOMBINASI antara LUMPSUM dan AT COST

UU No. 7 PMK. 05/2008

E.     DAFTAR PERJALANAN (ITINERARY)

Itinerary (daftar perjalanan) adalah kombinasi antara daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji temu.

Itinerary mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.

Contoh itinerary :

06.30	Berangkat dari Rumah / tempat kerja
08.00	Sampai di Bandara Adi Sumarmo
09.00	Berangkat ke Surabaya
10.00	Sampai di Bandara Juanda
11.00	Perjalanan ke tempat tujuan

F.     CARA MEMBUAT PASPOR BARU TAHUN 2014

1)    Anda harus mendatangi Kantor Imigrasi setempat yang ada diwilayah Kabupaten / Kota.

2)    Kemudian belilah formulir permohonan paspor yang tersedia di loket permohonan paspor di kantor imigrasi tersebut.

3)    Isi formulir sesuai dengan dokumen resmi yang anda miliki. Usahakan tidak ada kesalahan dalam pengisiannya. Jika ada yang bingung, tanyakan pada petugas.

4)    Setelah formulir terisi lengkap, serahkan ke loket pendaftaran untuk pembuatan paspor baru anda.

5)    Jika formulir sudah lengkap, anda akan mendapatkan bukti tanda terima serta jadwal untuk pengambilan sidik jari serta foto untuk paspor anda. Pelaksanaan foto ini bisa dilakukan di hari yang sama / di hari berikutnya jika antrian masih panjang.

6)    Setelah itu, akan ada tahap wawancara untuk mencocokkan dokumen asli anda dengan keterangan yang anda tulis pada formulir pembuatan paspor.

7)    Selanjutnya, anda menuju loket pembayaran untuk melakukan pembayaran paspor anda.

8)    Setelah itu, anda kemudian menandatangani buku paspor tersebut kemudian anda akan mendapatkan informasi mengenai kapan paspor tersebut akan selesai.

9)    Berdasarkan informasi waktu tadi, kita datang kembali pada kantor imigrasi tersebut untuk mengambil paspor kita.

G.    BIAYA PEMBUATAN PASPOR

Sesuai dengan PP RI No. 45 Tahun 2014 tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada Kementerian Hukum dan HAM.

1)    PASPOR BIASA

Kisaran harga Rp 50.000,00 – Rp 600.000,00.

Baik 24/48 halaman, untuk WNI/pengganti yang hilang/rusak yang masih berlaku maupun surat perjalanan Laksana Paspor dan jasa penggunaan Teknologi sistem penerbitan paspor berbasis Biometrik.

2)    PASPOR BIASA ELEKTRONIS

Kisaran harga Rp 55.000,00 – Rp 1.200.000,00.

Baik e-pasport 24 / 48 halaman, untuk WNI perorangan/pengganti yang hilang/rusak yang masih berlaku maupun jasa penggunaan Teknologi Sistem Penerbitan Paspor Berbasis Biometrik.

H.    MACAM-MACAM PASPOR

1.)  Paspor biasa/paspor hijau/normal passport

ð Bersampul warna hijau, digunakan untuk masyarakat umum, masa berlakunya 5 tahun.

2.)  Paspor dinas/paspor biru

ð Bersampul warna biru, digunakan untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas perjalanan dinas ke luar negeri, masa berlakunya 1 tahun/lebih.

3.)  Paspor diplomatik/paspor hitam

ð Sampulnya berwarna hitam, digunakan untuk pejabat diplomatik seperti duta besar.

4.)  Paspor haji/paspor orang asing

ð Sampulnya berwarna coklat, untuk jamaah yang akan melaksanakan ibadah haji di tanah suci Mekah.

5.)  Paspor khusus

ð Khusus untuk pejabat United Nations (PBB)

Ada 2 macam :

a. Sampul merah = untuk pejabat tinggi di PBB

b. Sampul biru muda = untuk staff di PBB

6.)  Dokumen yang setara dengan paspor

a. Sea man book = untuk para pelaut selama melaut

b. Certificate of identity = untuk para pengungsi

7.)  Paspor kelompok

ð Misalnya untuk kelompok perjalanan anak liburan sekolah.

I.       DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK MEMBUAT PASPOR

o   KTP

o   Kartu Keluarga

o   Ijazah Terakhir

o   SK Pengangkatan Pegawai

o   SKCK

o   Akta Kelahiran

o   Akta tugas dari instansi terkait

Sumber : Buku catatan pelajaran MPB (Memproses Perjalanan Bisnis) sewaktu di SMK.

Semoga bermanfaat yaa J

MESIN FOTOKOPI

MESIN PENGGANDA DOKUMEN

Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya : alat pengganda  yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima sekaligus mengcopy langsung semua dokumen yang dikirim.

ð PENGERTIAN MESIN FOTOKOPI

-         Mesin fotokopi adalah suatu alat untuk menyalin dokumen kembali dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia/muatan listrik statis.

-         Pada tahun 1939, seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis. Proses ini diberi nama Xerography yang berarti tulisan kering, dari Bahasa Yunani lalu mesin ini diberi nama XEROX.

-         Mesin fotokopi merupakan suatu alat penggandaan secara praktis, karena siap setiap saat bisa diperlukan. Dapat dilakukan dengan mudah digandakan sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat, sesuai dengan kebutuhan tanpa merusak bahan lainnya.

-         Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. Warkat yang akan disalin dibuat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. Kemudian film negatif dicetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang seperti aslinya. Hasil salinan disebut dengan istilah fotokopi. Sedangkan alat yang digunakan dalam proses penyalinan disebut mesin fotokopi.

ð ADA BEBERAPA JENIS UKURAN ALAT FOTOKOPI, ANTARA LAIN :

1.     Mesin fotokopi kecil (portable)

Ciri-cirinya :

-         Mudah dijinjing

-         Kecepatan menyalin 5 – 10 lembar per menit

-         Dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)

2.     Mesin fotokopi sedang (standar)

Ciri-cirinya :

-         Berat mesin ± 70 kg

-         Kecepatan menyalin 10 – 25 lembar per menit

-         Dengan ukuran kertas A3 (297 x 400 mm) dan B4 (257 x 364 mm)

3.     Mesin fotokopi besar

Ciri-cirinya :

-         Berat mesin diatas 70 kg

-         Kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit

-         Dapat memperbesar dan memperkecil

-         Menggandakan pada kertas berwarna

-         Dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis

ð KEMAMPUAN (SISTEM) MESIN FOTOKOPI

·        Tombol zoom / enlargement = sistem yang dapat memperbesar hasil copi dari aslinya.

·        Tombol reduction = sistem yang dapat memperkecil hasil copian dari aslinya.

·        Tombol fullsize = sistem yang sesuai / sama dengan aslinya.

·        Sistem automatic document feeder = sistem yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman.

ð BAGIAN-BAGIAN MESIN FOTOKOPI :

1.     Baki kertas = untuk menaruh kertas fotokopi

2.     Baki penadah = untuk menampung hasil fotokopi

3.     Tombol on/off = untuk menghidupkan/mematikan mesin

4.     Tombol start = untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi

5.     Tombol enlargement = untuk memperbesar salinan

6.     Tombol reduction = untuk memperkecil salinan

7.     Tombol fullsize = untuk membuat salinan biasa

8.     Tombol angka = untuk menentukan jumlah salinan

9.     Tombol isyarat :

a)     Paper out = untuk mengetahui kertas habis, maka tombol ini akan menyala

b)    Tones out = untuk mengetahui tinta habis, maka tombol ini akan menyala

c)     Exess useste tones = untuk mengetahui kerusakan mesin, tombol ini akan menyala

10.            Tombol open = untuk membuka mesin apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu diperbaiki

11.            Tabung tinta = untuk menaruh tinta

12.            Kunci kertas, berfungsi untuk :

a)     Menjepit kertas apabila ditarik ke atas

b)    Menetralkan kertas apabila ditarik ke bawah

13.            Tabung olie = untuk menempatkan olie mesin

14.            Tombol exposure control lever = untuk mengatur ketajaman tinta (hitam – putih)

15.            Copy number indicator = indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengkopian.

16.            Clear key = untuk membersihkan input key (number indicator)

17.            Input key strip = untuk memasukkan number / jumlah yang akan dikopi

18.            Copy stop key = tombol untuk menghentikan pengkopian

19.            Interapt key = tombol untuk menghentikan kopi yang sifatnya sementara (interupsi)

20.            Copy start key = tombol untuk memulai pengkopian

21.            Ready indicator = lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari fotokopi untuk dioperasikan.

ð CARA PENGOPERASIAN MESIN FOTOKOPI :

Pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual/buku petunjuk penggunaan mesin tersebut.

1.     Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.

2.     Tunggu sebentar sampai mesin panas dan memberi tanda boleh mulai pekerjaan.

3.     Pasang kertas secukupnya pada baki kertas.

4.     Persiapkan dokumen yang akan dicopi dengan meletakkan kertas pada kaca tempat fotokopi dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala dengan posisi yang tepat di tengah.

5.     Periksalah kepekatan tinta.

6.     Aturlah posisi pengopian, diperbesar, diperkecil, atau ukuran biasa (100%).

7.     Tekan tombol untuk mengatur jumlah salinan yang diperlukan.

8.     Bila kita mengkopi dalam jumlah banyak perhatikan selalu jumlah kopian.

9.     Kalau sudah siap mulailah pengkopian dengan menekan tombol cetak (Start).

10.            Jika sudah selesai, tekan tombol OFF.

ð TEKNIK OPERASIONAL DARI MESIN FOTOKOPI MELIBATKAN 3 BAGIAN :

1.     Bagian bak kertas kosong, kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang diletakkan pada papan kertas dimana kertas tersebut harus diletakkan terbalik.

2.     Bagian mesin pemroses kertas yang terkena proses fotokopi dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli di pindahkan ke atas kertas yang telah terkena tinta.

3.     Pada bagian bak penampung hasil, kertas fotokopi diletakkan.

ð KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN MESIN FOTOKOPI :

1.     Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang singkat.

2.     Hasil fotokopi yang diinginkan dapat diatur dalam tiga tahap, yaitu :

a)     Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya.

b)    Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya.

c)     Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya.

3.     Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar dan memperkecil naskah.

4.     Dapat memperbanyak naskah pada dua muka halaman sehingga hemat.

5.     Dapat disewa / dibeli.

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan SMK saya.

Semoga bermanfaat yaa J