MEMPROSES PERJALANAN BISNIS

A.    PENGERTIAN PERJALANAN BISNIS

Perjalanan bisnis merupakan perjalanan yang dilakukan seorang karyawan / pegawai suatu instansi / lembaga / perusahaan yang berkaitan dengan tugas-tugas pekerjaan dinas.

Tugas pekerjaan kedinasan merupakan tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga / instansi / perusahaan yang bersangkutan.

v Tugas sekretaris dalam perjalanan bisnis :

1.     Mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan perjalanan bisnis / dinas pimpinan, terutama yang berhubungan dengan materi dan dokumen yang diperlukan oleh pimpinan.

2.     Untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan sampai dengan kepulangan.

3.     Menyiapkan tiket, baik untuk keberangkatan maupun kepulangan.

4.     Mengurus akomodasi selama dalam perjalanan bisnis/dinas dan setelahnya.

5.     Untuk membuat laporan perjalanan bisnis/dinas pimpinan setelah perjalanan dinas/bisnis pimpinan dilakukan.

6.     Dokumen perjalanan dinas/bisnis yang harus dipersiapkan oleh sekretaris tergantung pada jenis transportasi yang digunakan dalam perjalanan bisnis/dinas.

v Perbedaan perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

PERJALANAN BISNIS	PERJALANAN DINAS
1. Dilaksanakan oleh kantor swasta/BUMN 2. Berorientasi pada perolehan keuntungan	1. Dilaksanakan oleh kantor pemerintah. 2. Berorientasi pada pelayanan masyarakat.

v Persamaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

1.     Keduanya melakukan perjalanan ke luar kantor untuk mewakili kantor.

2.     Dilakukan oleh perorangan / kelompok.

3.     Biaya perjalanannya ditanggung oleh kantor.

4.     Setelah selesai perjalanan membuat laporan.

5.     Keduanya dilakukan dalam rangka mempercepat kelancaran komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi.

B.    TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN BISNIS

a)     In house traveling department (Divisi Perjalanan), yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus pembiayaan selama perjalanan bisnis.

b)    Travel bureau (Biro Perjalanan) => untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.

c)     Administrasi kantor / sekretaris => sekretaris harus mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan bila pimpinan memintanya.

C.     PERSIAPAN PERJALANAN BISNIS

a)     Persiapan rencana perjalanan bisnis

b)    Persiapan dokumen perjalanan bisnis

c)     Persiapan transportasi dan akomodasi

d)    Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary)

e)     Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis

D.    SISTEM PEMBIAYAAN PERJALANAN DINAS / BISNIS

1.     LUMPSUM => sistem pembiayaan/pembayaran perjalanan bisnis/dinas secara sekaligus.

Misal : UU No. 7/KMK 02/2003 berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan (hanya perjalanan dinas).

Kelebihan                       : anggaran selalu dibuat lebih, lebih luwes.

Kekurangan                    : boros

Dana yang masuk           : dana konsumsi

2.     AT COST / RETRIBUSI => biaya perjalanan dinas/bisnis disesuaikan dengan pengeluaran yang sebenarnya dibuktikan dengan bukti pengeluaran / traksaksi yang sah.

Kelebihan                       : hemat

Kekurangan                    : tidak luwes

Dana yang masuk           : dana penginapan dan transportasi

3.     KOMBINASI antara LUMPSUM dan AT COST

UU No. 7 PMK. 05/2008

E.     DAFTAR PERJALANAN (ITINERARY)

Itinerary (daftar perjalanan) adalah kombinasi antara daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji temu.

Itinerary mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.

Contoh itinerary :

06.30	Berangkat dari Rumah / tempat kerja
08.00	Sampai di Bandara Adi Sumarmo
09.00	Berangkat ke Surabaya
10.00	Sampai di Bandara Juanda
11.00	Perjalanan ke tempat tujuan

F.     CARA MEMBUAT PASPOR BARU TAHUN 2014

1)    Anda harus mendatangi Kantor Imigrasi setempat yang ada diwilayah Kabupaten / Kota.

2)    Kemudian belilah formulir permohonan paspor yang tersedia di loket permohonan paspor di kantor imigrasi tersebut.

3)    Isi formulir sesuai dengan dokumen resmi yang anda miliki. Usahakan tidak ada kesalahan dalam pengisiannya. Jika ada yang bingung, tanyakan pada petugas.

4)    Setelah formulir terisi lengkap, serahkan ke loket pendaftaran untuk pembuatan paspor baru anda.

5)    Jika formulir sudah lengkap, anda akan mendapatkan bukti tanda terima serta jadwal untuk pengambilan sidik jari serta foto untuk paspor anda. Pelaksanaan foto ini bisa dilakukan di hari yang sama / di hari berikutnya jika antrian masih panjang.

6)    Setelah itu, akan ada tahap wawancara untuk mencocokkan dokumen asli anda dengan keterangan yang anda tulis pada formulir pembuatan paspor.

7)    Selanjutnya, anda menuju loket pembayaran untuk melakukan pembayaran paspor anda.

8)    Setelah itu, anda kemudian menandatangani buku paspor tersebut kemudian anda akan mendapatkan informasi mengenai kapan paspor tersebut akan selesai.

9)    Berdasarkan informasi waktu tadi, kita datang kembali pada kantor imigrasi tersebut untuk mengambil paspor kita.

G.    BIAYA PEMBUATAN PASPOR

Sesuai dengan PP RI No. 45 Tahun 2014 tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada Kementerian Hukum dan HAM.

1)    PASPOR BIASA

Kisaran harga Rp 50.000,00 – Rp 600.000,00.

Baik 24/48 halaman, untuk WNI/pengganti yang hilang/rusak yang masih berlaku maupun surat perjalanan Laksana Paspor dan jasa penggunaan Teknologi sistem penerbitan paspor berbasis Biometrik.

2)    PASPOR BIASA ELEKTRONIS

Kisaran harga Rp 55.000,00 – Rp 1.200.000,00.

Baik e-pasport 24 / 48 halaman, untuk WNI perorangan/pengganti yang hilang/rusak yang masih berlaku maupun jasa penggunaan Teknologi Sistem Penerbitan Paspor Berbasis Biometrik.

H.    MACAM-MACAM PASPOR

1.)  Paspor biasa/paspor hijau/normal passport

ð Bersampul warna hijau, digunakan untuk masyarakat umum, masa berlakunya 5 tahun.

2.)  Paspor dinas/paspor biru

ð Bersampul warna biru, digunakan untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas perjalanan dinas ke luar negeri, masa berlakunya 1 tahun/lebih.

3.)  Paspor diplomatik/paspor hitam

ð Sampulnya berwarna hitam, digunakan untuk pejabat diplomatik seperti duta besar.

4.)  Paspor haji/paspor orang asing

ð Sampulnya berwarna coklat, untuk jamaah yang akan melaksanakan ibadah haji di tanah suci Mekah.

5.)  Paspor khusus

ð Khusus untuk pejabat United Nations (PBB)

Ada 2 macam :

a. Sampul merah = untuk pejabat tinggi di PBB

b. Sampul biru muda = untuk staff di PBB

6.)  Dokumen yang setara dengan paspor

a. Sea man book = untuk para pelaut selama melaut

b. Certificate of identity = untuk para pengungsi

7.)  Paspor kelompok

ð Misalnya untuk kelompok perjalanan anak liburan sekolah.

I.       DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK MEMBUAT PASPOR

o   KTP

o   Kartu Keluarga

o   Ijazah Terakhir

o   SK Pengangkatan Pegawai

o   SKCK

o   Akta Kelahiran

o   Akta tugas dari instansi terkait

Sumber : Buku catatan pelajaran MPB (Memproses Perjalanan Bisnis) sewaktu di SMK.

Semoga bermanfaat yaa J