MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

A.    PENTINGNYA PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

ð Meningkatkan produktivitas kerja, untuk mendapatkan hasil optimal.

B.    MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

Menurut Drs. Moekijat dalam bukunya Tata Laksana Kantor, khusus memilih mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal berikut :

1.     Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan.

2.     Jenis mesin hendaknya praktis.

3.     Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

4.     Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

5.     Mutu mesin harus benar-benar baik.

6.     Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.

7.     Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.

8.     Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilakukan dengan mudah.

9.     Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai.

10.            Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

11.            Apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut??

C.     FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERLENGKAPAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

1.     Pekerjaan dan cara menyelesaikannya.

2.     Kebutuhan pegawai perorangan.

3.     Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya.

4.     Fleksibilitas penggunaannya.

5.     Harga dan penanaman modal.

6.     Kemampuan kesatuan.

7.     Nilai keindahan.

8.     Referensi pegawai.

9.     Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai.

10.            Ramalan mengenai beban pekerjaan.

11.            Kualitas pekerjaan tata usaha.

12.            Keperluan untuk salinan-salinan data statistik.

D.    FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERHATIKAN BILA MEMBELI PERABOT KANTOR

1.     Harus menghemat ruang lantai.

2.     Tinggi meja dan kursi harus sepadan.

3.     Tidak begitu berat agar mudah dipindahkan.

4.     Harus ada ruangan yang cukup dibawah meja untuk dibersihkan.

5.     Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

6.     Keawetan perabot dari logam adalah lebih awet daripada perabot dari kayu.

7.     Resiko kebakaran perabot dari kayu lebih besar daripada perabot yang terbuat dari logam.

E.     KEUNTUNGAN MESIN-MESIN KANTOR

1.     Menghemat tenaga kerja (komputer, mesin fotokopi).

2.     Menghemat waktu (telepon, HP).

3.     Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan (kalkulator).

4.     Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tertulis (komputer).

5.     Pekerjaan nampak lebih baik (komputer à printer).

6.     Mengurangi kelelahan pegawai kantor (komputer).

7.     Memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih cepat (internet).

F.     KELEMAHAN MESIN-MESIN KANTOR

1.     Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi. Misal : Akuntan.

2.     Tingkat penyusutan mesin tertentu sangat tinggi.

3.     Fleksibilitas mesin tertentu kurang.

4.     Mesin tertentu dalam sewaktu digunakan membuat gaduh.

5.     Sulit dalam pemeliharaan.

G.    HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN PERENCANAAN PERBEKALAN

1.     Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.

2.     Menentukan jenis, kuantitas perbekalan kantor yang diperlukan.

3.     Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan.

4.     Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional.

5.     Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor.

6.     Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.

7.     Menghapus perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

H.    PERENCANAAN UNTUK BARANG HABIS PAKAI

1.     Menyusun daftar perlengkapan sesuai dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.

2.     Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.

3.     Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

I.       PERENCANAAN BARANG YANG TAK HABIS PAKAI

1.     Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan sesuai rencana kegiatan serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dipakai.

2.     Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang ditentukan.

3.     Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

J.       LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR

1.     Membuat surat permohonan/daftar permintaan barang ke gudang.

2.     Petugas memeriksa persediaan /stock barang digudang. Apabila ada digudang akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Kalau tidak ada, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.

3.     Surat diserahkan kepada bendahara. Untuk menyesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

4.     Bendahara meminta persetujuan dari kepala.

5.     Apabila disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan tersebut.

6.     Sebelum barang diterima, diuji/dicek dulu kualitas dan kuantitasnya.

7.     Setelah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima dan penerimaan barang.

8.     Sesudah dicatat, barang-barang tersebut disimpan dalam gudang untuk didistribusikan ke bagian/unit yang membutuhkan.

K.     INVENTARISASI BARANG HABIS PAKAI DAN TIDAK HABIS PAKAI

ð Inventaris barang adalah kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.

L.      PENGADMINISTRASIAN BARANG INVENTARIS DILAKUKAN DALAM :

1.     Buku induk barang inventaris à semua barang yang ada.

2.     Buku golongan inventaris à menggolongkan barang.

3.     Buku catatan barang non inventaris.

M. TUJUAN BARANG DI INVENTARISKAN :

a.     Untuk mengetahui barang kita itu apa saja.

b.     Untuk mengetahui dimana barang itu berada.

c.      Untuk memastikan barang itu milik kita.

N.   KALAU BARANG TIDAK DIINVENTARISKAN MAKA :

a.     Seandainya barang itu hilang, kita tidak tahu.

b.     Tidak mengetahui barang-barang yang kita punya.

c.      Kalau barangnya rusak tidak tahu.

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan saya ketika di SMK.

Semoga bermanfaat yaa J