MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK

v POLA KEGIATAN ADMINISTRASI

Ada dua pola kegiatan administrasi yaitu :

1.     Pola sentralisasi = penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.

2.     Pola desentralisasi = kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dan unit yang ada pada kantor.

v PERLENGKAPAN DALAM PENANGANAN SURAT

-         Baki surat (letter tray)

-         Buku agenda surat

-         Kartu kendali lembar pengantar

-         Secretary desk file / ordner

-         Alat tulis

-         Formulir tanda terima / buku ekspedisi

-         Kertas dan amplop

-         Stempel

-         Alat pembuka surat

-         Lembar disposisi

v PERBEDAAN DISPOSISI LANGSUNG DENGAN DISPOSISI TIDAK LANGSUNG

	DISPOSISI LANGSUNG	DISPOSISI TIDAK LANGSUNG
KELEBIHAN	Tidak mudah hilang/tercecer, keaslian terjamin.	Bersih, rapi, pemimpin lebih leluasa dalam menulis disposisi
KELEMAHAN	Kotor, pemimpinan tidak leluasa dalam menulis disposisi.	Mudah hilang/tercecer

v PENGURUSAN SURAT

ð Pendistribusian informasi terekam, baik internal maupun eksternal, baik secara manual maupun elektronik.

ð Pengurusan surat ada dua :

·        Sistem tradisional à sistem buku agenda

·        Sistem pola modern à sistem kartu kendali

v MANFAAT BUKU AGENDA

a.     Untuk mengetahui jumlah surat masuk dan surat keluar. Karena, surat sebagai alat ukur suatu perusahaan. Semakin banyak surat masuk/keluar, berarti semakin banyak kegiatan yang dilakukan di perusahaan tersebut.

b.     Untuk memudahkan pencarian jika suatu saat dibutuhkan (penemuan kembali).

Kode surat à diambil dari data klasifikasi.

Manfaat dibuatkannya kode à memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian kembali.

c.      Untuk mengetahui dari mana surat itu berasal dan untuk siapa surat tersebut ditujukan.

v PENGERTIAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

ð Surat masuk = surat yang diterima di suatu organisasi /perusahaan yang berasal dari seseorang/organisasi.

ð Surat keluar = surat yang dikeluarkan / dibuat oleh organisasi /perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok.

ð Kita harus lebih mendahulukan surat masuk daripada surat keluar, karena kita harus berorientasi sebaik-baiknya kepada pelanggan.

v CONTOH KOLOM BUKU AGENDA SURAT MASUK

NO	TANGGAL TERIMA	NOMOR SURAT	KEPADA	ISI RINGKAS	INDEKS & KODE	KETERANGAN
001	25 feb 2011	27/PS/11	PT. SERIBU Jl. Merbabu Klaten	Pesanan alat tulis	Pesanan Ps. 01	Kertas HVS, CD, Sampul

v CONTOH KOLOM BUKU AGENDA SURAT KELUAR

NO	TANGGAL SURAT	NOMOR SURAT	KEPADA	ISI RINGKAS	INDEKS & KODE	KETERANGAN
001	28 feb 2011	03/PN/11	PT. BANGJO Jl. Perkutut Yogyakarta	Penawaran alat tulis kantor	Penawaran Pn. 04	1 helai daftar harga

Keterangan :

Pada saat pengiriman surat, “tanggal surat” ditulis tanggal dikirimnya BUKAN tanggal pembuatan surat KARENA untuk menunjukkan kesan keseriusan dalam bekerja.

v MACAM-MACAM SISTEM BUKU AGENDA

1.     Agenda tunggal

ð Terdiri dari satu buku untuk surat masuk dan surat keluar (surat masuk dan surat keluar jadi satu).

ð Kelemahan agenda tunggal à sulit dalam mengetahui jumlah keseluruhan surat masuk dan surat keluar dalam suatu kantor.

2.     Agenda kembar

ð Terdiri dari dua buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar.

3.     Agenda berpasangan

ð Terdiri dari satu buku, halaman sebelah kiri untuk surat masuk dan halaman sebelah kanan untuk surat keluar.

ð Kelemahan agenda berpasangan à informasi yang diperoleh tidak maksimal karena kolomnya sedikit.

v PENGERTIAN BUKU VERBAL DAN BUKU AGENDA

Buku verbal = buku catatan hanya agenda surat keluar. Petugasnya disebut verbalis.

Buku agenda = buku catatan agenda surat masuk dan surat keluar. Petugasnya disebut agendaris.

v PENGURUSAN SURAT SISTEM BUKU AGENDA

1.     Pengiriman surat à faksimile, email, kantor pos.

2.     Penyortiran surat (dikelompokkan).

3.     Pencatatan surat

4.     Pengarahan surat

5.     Unit pengolah

6.     Penyimpanan surat.

v SURAT DINAS YANG BAIK DAN BENAR

-         Bentuk yang menarik

-         Tidak terlalu panjang

-         Bahasa yang jelas, padat dan sopan

-         Sesuai dengan kaidah yang ada (Ejaan Yang Disempurnakan dan Pedoman Tata Persuratan).

v SURAT DINAS DAPAT BERBENTUK :

-         Pemberitahuan

-         Pernyataan

-         Permintaan, dll

v CARA PENOMORAN SURAT DINAS KELUAR

Contoh :

0900/MPN.A/LK/2013

Keterangan :

0900  = nomor surat surat dinas keluar

MPN   = nama instansi pembuat surat

A         = nama jabatan pembuat surat (inisial)

LK        = inisial perihal surat

2013  = tahun pembuatan surat

v BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS

1.     Kop surat

2.     Tanggal surat

3.     Nomor surat

4.     Lampiran surat

5.     Perihal surat

6.     Tujuan/alamat dalam surat

7.     Salam pembuka surat

8.     Isi surat (pembuka, isi, penutup)

9.     Salam penutup surat

10.                        Nama instansi pengirim surat

11.                        Tanda tangan pengirim surat dan cap instansi

12.                        Nama pengirim surat

13.                        Jabatan pengirim surat

14.                        Inisial

v KARTU KENDALI

Warna kartu kendali = merah dan putih (pasti ada), biru, kuning, hijau, dll.

Guna kartu kendali yaitu untuk mengendalikan surat.

Contoh kartu kendali :

PT .............................. KARTU KENDALI

INDEKS   :                                 NO  :                         KODE : MUTASI  :                                TGL :                         M / K

ISI RINGKAS  :

LAMPIRAN    :

DARI              :                                                 KEPADA  :

TGL                :                                                 NOMOR  :

PENGOLAH   :                                                 PARAF     :

CATATAN      :

SUMBER : Buku Catatan Pelajaran kejuruan saya di SMK.

Semoga bermanfaat yaa J