FILLING SISTEM NOMOR

(NUMERIC FILLING SYSTEM)

v PENGERTIAN FILLING SISTEM NOMOR

ð Filling sistem nomor adalah sistem kearsipan yang dalam penyimpanan data, lebih teliti penyusunan surat/warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor terkecil sampai nomor terbesar.

v KELEBIHAN FILLING SISTEM NOMOR

1.     Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat dan teratur.

2.     Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3.     Sederhana dan mudah dilaksanakan.

4.     Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5.     Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6.     Nomor map/dokumen dapat diperluas tanpa batas.

v KELEMAHAN FILLING SISTEM NOMOR

1.     Lebih banyak waktu dipergunakan untuk meng-indeks.

2.     Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3.     Perlu ruangan luas yang memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

v FILLING SISTEM NOMOR DEWEY / SYSTEM DECIMAL

ð Harus dilakukan hal-hal sebagai berikut :

MERANCANG DAFTAR KLASIFIKASI NOMOR.

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapa dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

Manfaat daftar klasifikasi nomor sebagai pedoman :

a.     Dalam pemberian nomor kode

b.     Untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan.

ð Ada tiga jalur dalam daftar klasifikasi nomor :

a)     LAJUR PEMBAGIAN UTAMA / LAJUR KELOMPOK BESAR

-         Ada sepuluh pembagian kegiatan pokok kantor / perusahaan dengan nomor kode sebagai berikut :

000 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Pendidikan dan latihan Keuangan Personalia Pembangunan Koperasi Produksi Pemasaran Penelitian dan laboratorium Perlengkapan Pengangkatan dan perbekalan

-         Jika kegiatan kelompok lebih dari sepuluh, maka perlu penggabungan dan dicari judul lain yang mencakup persoalan tersebut sehingga kegiatan kelompok tetap sepuluh.

b)    LAJUR PEMBAGIAN PEMBANTU (SUB KELOMPOK)

-         Terdiri dari sepuluh uraian / persoalan.

Jika belum ada / belum lengkap sepuluh, hendaknya tetap dibagi sepuluh kelompok dan pada kolom yang ada, disiapkan sebagai cadangan.

-         Contoh : (mengambil sampel bagian personalia nomor 200)

200 210 220 230 240 250 260 270 280 290

Personalia Formasi Pemilihan personal / tenaga kerja Tata tertib / disiplin kerja pegawai Ujian jabatan Kenaikan pangkat Cuti Mutasi Pemberhentian kerja Pensiun

-         Laju kelompok ini bisa diuraikan lagi masing-masing menjadi sepuluh pembagian kecil.

-         Contoh :  (dari pembagian cuti, nomor kode 260)

260 261 262 263 264

Cuti Cuti besar Cuti tahunan Cuti sakit Cuti kawin

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan SMK saya.

Semoga bermanfaat yaa J