SYARAT-SYARAT PERSONAL KANTOR

1.     LINGKUNGAN KANTOR

ð Terdiri dari gedung kantornya, perkakas/perabot, tata ruang kantor dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.

Kondisi-kondisi fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung, misalnya : puskesmas, kantin, dsb.

2.     SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR

a.     Letak : dekat denga pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.

b.     Kepatutan : ukuran luas/besarnya gedung kantor dan lahannya kalau bisa luas.

c.      Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.

d.     Faktor-faktor fisik : eskalator, lift, alat pemanas dan penerangan.

3.     KEUNTUNGAN PERUSAHAAN JIKA DIDIRIKAN SESUAI SYARAT

a.     Biaya-biaya gedung yang lebih murah.

b.     Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.

c.      Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.

d.     Ruang dapat diperluas.

4.     KANTOR YANG BERSIFAT TERBUKA

ð Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling kerja sama sehingga bisa saling mengikat.

ð Keuntungan kantor bersifat terbuka :

1.     Pengawasan yang bisa dipantau dalam satu ruang.

2.     Penghematan dalam luas lantai.

3.     Penempatan dan pengguruan mesin-mesin dan perlengkapan yang baik.

4.     Penghematan dalam penerangan.

ð Kerugian kantor bersifat terbuka :

1.     Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan.

2.     Suara gaduh (berisik)

3.     Mendorong kondisi-kondisi yang ramai.

4.     Bingung karena teman-teman/tamu.

5.     PERABOT KANTOR

Didalam membeli perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut :

a.     Harus menghemat ruang lantai.

b.     Harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan.

c.      Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan.

d.     Perabot itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.

6.     PROSEDUR PEKERJAAN KANTOR

ð Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan daripada langkah-langkah pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.

ð Pentingnya sistem perkantoran karena :

1.     Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar.

2.     Memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.

3.     Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.

4.     Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting.

ð Prinsip-prinsip pada sistem perkantoran

1.     Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.

2.     Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.

3.     Mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.

4.     Sistem-sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.

5.     Pembagian tugas-tugas yang tepat.

6.     Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.

7.     Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

7.     BUKU PEDOMAN KANTOR SEBAGAI BUKU PEDOMAN PEKERJAAN KANTOR

ð Buku pedoman kantor memuat, antara lain :

1.     Garis-garis besar organisasi yaitu tugas-tugas tiap-tiap jabatan.

2.     Metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.

3.     Formulir-formulir yang digunakan dengan cara penggunaannya.

4.     Instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.

ð Keuntungan :

1.     Buku pedoman kantor mempermudah pengawasan.

2.     Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.

3.     Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai-pegawai.

ð Kerugian :

1.     Prosedur-prosedur tidak lebih baik dari prosedur-prosedur yang tertulis.

2.     Isi pekerjaan pada jabatan-jabatan selalu berubah.

3.     Menyiapkan buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering tidak berlaku lagi.

4.     Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai-pegawai.

8.     TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB PERSONAL KANTOR

Ø Manager kantor

ð Manager kantor yaitu orang yang mempunyai posisi menengah sampai ke atas pada suatu organisasi.

ð Yang mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu yang bersamaan tetap memberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya.

ð Pekerjaan utama untuk manager kantor yaitu :

-         Menjamin bahwa pekerjaan kantor digunakan secara efisien dan dinamis.

-         Menjamin ketersediaan sumber daya yang memadai untuk memenuhi kebutuhan kantor perusahaan.

-         Menyiapkan anggaran untuk melakukan produksi.

-         Menegakkan sistem dan prosedur kantor guna menjamin penyediaan informasi secara efisien sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen.

-         Mengatur perekrutan, seleksi dan prosedur pelatihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan masa yang akan datang.

-         Menjamin suatu sistem komunikasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan pribadi dan operasional.

Ø  Pengawas kantor

ð Pengawas kantor adalah seseorang yang mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang dan yang mungkin menjadi bawahan dari seorang manajer kantor.

ð Tugas pokok dari pengawas kantor adalah :

·        Memberi perintah untuk melaksanakan pekerjaan.

·        Mengawasi pegawai dalam melaksanakan pekerjaan.

·        Melatih pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengna baik karena ujung tombak organisasi adalah karyawan operasional.

·        Memelihara hubungan baik antar pegawai dengna bijaksana.

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan (Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja) saya saat di SMK.

Semoga bermanfaat yaa J