MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

v  PENGERTIAN PENGGANDAAN

ð  Menurut KBBI Balai Pustaka, penggandaan yaitu : proses, cara, perbuatan menggandakan.

ð  Jadi, penggandaan ialah usaha memperbanyak / melipatkan beberapa kali dokumen.

ð  Penggandaan ialah suatu perbuatan menggandakan / memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.

ð  Adapun pekerjaan yang dapat digandakan/diperbanyak antara lain : memperbanyak naskah/dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat, dsb.

v  FUNGSI PENGGGANDAAN

Terdapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang. Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan.

ð  Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :

1.      Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin.

2.      Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya.

3.      Memberikan pelayanan memperbesar/memperkecil tulisan/gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan.

4.      Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya.

5.      Memberikan pelayanan informasi secara optimal dalam rangka efektivitas penyelesaian pekerjaan kantor.

v  DALAM MEMILIKI PERALATAN PENGGANDAAN DOKUMEN, KITA PERLU MEMPERHATIKAN BEBERAPA HAL, ANTARA LAIN :

1.      Jumlah penggandaan yang diperlukan kebutuhan terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua master.

2.      Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok utnuk pengetikan/tulisan tangan.

3.      Penduplikasikan warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagian/sketsa yang diduplikasi.

4.      Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi.

v  ADA BEBERAPA ALAT YANG DIGUNAKAN DALAM PENGGANDAAN DOKUMEN/SURAT, SEBAGAI BERIKUT :

1.      Mesin fotokopi

ð  Menggandakan dokumen dengan fotokopi akan menghasilkan rekaman yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya berwarna hitam.

2.      Mesin rissograph

ð  Yakni mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

3.      Mesin stensil

ð  Mesin stensil yaitu suatu alat penggandaan dokumen dengan menggunakan sheet stensil untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah ditutup dengan koreksi lak.

ð  Untuk membuat master copy dapat menggunakan mesin ketik (dengan cara memindahkan tulisan dengan mengetik diatas sheet stensil, menggunakan printer, mencetak di atas sheet stensil tanpa mengurangi tinta, atau pena stylus, dnegna menulis di atas sheet stensil. Hasil yang diperoleh terdapat lubang-lubang sablon huruf, karakter gambar yang akan digunakan untuk lewat tinta ketika pada proses penggandaan mesin stensil. Penggandaan dokumen dengan menggandakan duplicator hektografik dengan alkohol, mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 50 ke atas.

4.      Duplicator offsheet litho

ð  Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar/foto.

5.      Duplicator type sheet

ð  Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letter pies, menghasilkan cetakan yang berkualitas.

6.      Mesin scanner

ð  Stensil sheet yang diproses dengan mesin scanner mula-mula diproses dengan kertas biasa lalu di edit dengan foto, gambar, tabel/grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.

7.      Alat pencetak (printer)

ð  Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer.

8.      LCD / citra elektronis

ð  Alat ini untuk menyalin dokumen secara elektronik yang disimpan, mesin ini menggunakan lesser yang dikendalikan oleh pengolah kata.

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan saya saat di SMK.

Semoga bermanfaat J :) :)