PERBEKALAN

v PENGERTIAN PERBEKALAN

Perbekalan = adalah lingkup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

v FUNGSI DARI ADANYA PERBEKALAN

·        Menyusun rencana kebutuhan perbekalan

·        Mengadakan kebutuhan perbekalan

·        Menyimpan perbekalan

·        Memelihara perbekalan

·        Menyalurkan perbekalan

·        Menginventariskan perbekalan

·        Menghapuskan perbekalan

·        Mengendalikan perbekalan

v TUJUAN ADANYA MANAJEMEN PERBEKALAN

1.     Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi.

2.     Mengetahui barang dan peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak namun masih dapat diperbaiki.

v MACAM-MACAM PERBEKALAN

1.     Perbekalan gedung

2.     Perbekalan kantor

3.     Perbekalan ruang kelas

v MACAM PERBEKALAN DAPAT JUGA DIBEDAKAN LEBIH LANJUT SEPERTI :

1.     Ditinjau dari tetap dan tidak tetap ada dua kelompok :

a)     Benda tetap = tanah, gedung, peralatan.

b)    Benda tidak tetap = kertas, tinta, kapur.

2.     Ditinjau dari segi peralatan

a)     Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor.

b)    Benda  peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi, WC.

c)     Peralatan laboratorium, seperti rak, OHP, dll.

d)    Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dll.

3.     Ditinjau dari segi kegunaannya

a)     Benda peralatan untuk kelas

b)    Benda peralatan untuk kantor

4.     Ditinjau dari segi umum yang memakai

a)     Benda tahan lama : benda-benda yang dapat dipergunakan terus-menerus yang relative cukup lama.

b)    Benda habis pakai : benda-benda yang apabila dipakai lepas habis.

v FUNGSI-FUNGSI DARI PERBEKALAN

1.     Fungsi pengadaan barang

Seorang pimpinan dalam bagian pengadaan perlu memperhatikan sebagai berikut :

a.     Mempertimbangkan alasan

-         Fungsi fungsional

-         Fungsi ongkos

-         Fungsi standarisasi

-         Fungsi prestise/kebanggaan

b.     Standarisasi dalam perincian benda

Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam standarisasi :

-         Klasifikasi alat-alat produksi

-         Spesifikasi alat-alat

-         Standarisasi alat-alat

c.      Pembelian benda

Yang perlu diperhatikan dalam pembelian benda :

-         Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang kelebihan.

-         Membuat spesifikasi benda yang akan dibeli dengan seksama.

-         Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang bekal sampai barang tersebut dipergunakan.

2.     Fungsi pendistribusian/pengiriman/penyaluran

ð Fungsi ini diperlukan karena dalam mengadakan suatu barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman.

ð Dapat dibedakan melalui :

a)      Darat, menggunakan kereta api, bus atau truck.

b)     Laut, menggunakan kapal laut atau motor boat.

c)      Udara, menggunakan pesawat.

3.     Fungsi inventarisasi barang

·        Tertib administrasi dan tertib barang / hak milik pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik.

·        Usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan perusahaan.

4.     Mutasi barang

Terjadi karena bertambah dan berkurang.

ð Bertambah, dapat disebabkan :

1)    Pengadaan baru karena pembelian

2)    Adanya sumbangan, wakaf dan hibah

3)    Penyewaan

4)    Perubahan peningkatan kuantitas.

ð Berkurang, dapat disebabkan :

1)    Rusak/hilang

2)    Dihibahkan/disumbangkan atas keputusan rapat

3)    Dijual/ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan.

5.     Fungsi penyimpanan

ð Fungsi penyimpanan merupakan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.

ð Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya serendah-rendahnya.

ð Kegiatan penyimpanan ini meliputi : Perencanaan penyimpanan, penyelenggaraan tata laksana penyimpanan, perencanaan pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang, tindakan keamanan dan keselamatan.

ð Masalah-masalah dalam penanganan fungsi penyimpanan

a.     Penanganan administrasi fisik : jumlah jenis klasifikasi, karakteristik dari barang.

b.     Unsur pertanggung jawaban barang : kekayaan negara dan instansi yang memiliki nilai yang besar.

c.      Pengadministrasian harus diikuti perkembangan agar menunjang fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan : terutama bahan dan suku cadang.

d.     Pembiayaan yang khusus :

·        Modal yang ditanam : gudang, jalan, dermaga, pemasangan instansi, drek dan crane, pendingin, pemanas, peralatan pengendali.

·        Biaya operasional : administrasi dan overhead, untuk biaya-biaya pengawetan, penerangan, perawatan, pendingin, pengaman, pengendalian, penyusutan modal.

6.     Fungsi penggunaan dan pemeliharaan

ð Bagian ini bertugas mengawasi tata kerja perbekalan instansi setelah barang bekal diterima dari penjual dan dari instansi lain meliputi mengembangkan kebijaksanaan perbekalan dan mengembangkan rencana pemeliharaan perbekalan.

ð Kegunaan fungsi pemeliharaan :

-         Barang akan dapat lebih tahan lama dan tidak rusak.

-         Dapat mengetahui barang yang rusak ataupun tidak.

7.     Fungsi penghapusan

8.     Fungsi pengendalian

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan saya saat di SMK.

Semoga bermanfaat yaa J