PERLENGKAPAN KEARSIPAN

BAHAN DAN PERALATAN KEARSIPAN

A.    PENGERTIAN BAHAN KEARSIPAN

Bahan kearsipan adalah perlengkapan arsip yang habis pakai yang dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, biasanya berbentuk lembaran / buku.

B.    BAHAN-BAHAN KEARSIPAN :

1.     Buku agenda masuk/keluar

2.     Lembar disposisi

3.     Kartu kendali

4.     Buku ekspedisi

5.     Kartu indeks

6.     Kartu tunjuk silang

7.     Kartu pinjam arsip / outslip/bon pinjam

8.     Buku arsip

9.     Lembar penerus

10.                        Lembar pengantar

C.     PERLENGKAPAN LAIN BERUPA :

a.     Cap tanggal à tanggal surat dikirim

b.     Cap derajat surat

c.      Cap sifat surat

d.     Alat tulis kantor

D.    LEMBAR DISPOSISI

ð Lembar disposisi adalah lembar untuk pimpinan agar memberikan disposisi.

ð Contoh lembar disposisi :

LEMBAR DISPOSISI PT _______________
RAHASIA :                   PENTING :                       RUTIN :
INDEKS : MUTASI TGL       :	TANGGAL PENYELESAIAN _____________________
HAL                            : TANGGAL/NOMOR : ASAL                          :
DISPOSISI / INFORMASI	DITERUSKAN KEPADA : 1.     KABAG PERSONALIA 2.     KABAG KEUANGAN 3.     KABAG UMUM 4.     KABAG RT 5.     .............................

E.     BUKU EKSPEDISI

ð Buku ekspedisi  adalah tanda bukti bahwa surat telah dikirim pada instansi terkait.

ð Untuk mengantarkan surat.

ð Contoh buku ekspedisi (intern maupun ekstern)

BUKU EKSPEDISI

TAHUN _________

No. Urut	Tanggal Surat	No. Surat	Dikirim Kepada	Nama Penerima	Paraf dan Tanggal Terima

F.     BON PINJAM

ð Bon pinjam ada tiga rangkap :

1.     Tempat dimana barang dipinjam

2.     Peminjam

3.     Petugas bon pinjam

ð Kode pada bon pinjam = memudahkan untuk pencarian dan penyimpanan.

ð Bon pinjam = untuk agar ada pertanggung jawaban bila ada kehilangan.

ð Masalah kearsipan biasanya adalah ARSIP HILANG.

G.    MACAM-MACAM ARSIP

a.     Arsip menurut subjek/isinya

1.     ARSIP KEPEGAWAIAN

ð Contoh : Daftar Riwayat Hidup Pegawai, Surat Lamaran, Surat Pengangkatan Pegawai dan rekaman prestasi.

2.     ARSIP KEUANGAN

ð Contoh : Laporan Keuangan, Bukti pembayaran, Daftar Gaji, Bukti Pembelian dan Surat Perintah Bayar.

3.     ARSIP PEMASARAN

ð Contoh : Surat Penawaran, pesanan, Surat perjanjian penjualan, Daftar Pelanggan dan Daftar Harga, Surat Pengiriman Barang.

4.     ARSIP PENDIDIKAN

ð Contoh : Kurikulum, Satuan Pelajaran, Daftar Hadir Siswa, Raport dan Transkip Mahasiswa.

b.     Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya

1.     LEMBARAN

ð Contoh : Naskah, Perjanjian/Kontrak, Akta Pendirian Perusahaan, Surat Keputusan, Laporan, Berita Acara, dll.

2.     PITA REKAMAN (kaset)

3.     MIKRO FILM

4.     DISKET

5.     COMPACT DISK

6.     FLASH DISK

7.     GAMBAR

8.     FOTO

9.     VIDEO

10.                        BAGAN

11.                        GRAFIK

12.                        PETA

13.                        DAN LAIN-LAIN

c.      Arsip menurut nilai gunanya

1.     ARSIP BERNILAI INFORMATIF

ð Contoh : Pengumuman, Pemberitahuan dan Undangan.

2.     ARSIP BERNILAI ADMINISTRASI

ð Contoh : Ketentuan-ketentuan Organisasi, Surat Keputusan, Prosedur Kerja, Daftar Tugas Pegawai.

3.     ARSIP BERNILAI HUKUM

ð Contoh : Akta Pendirian Perusahaan, Akta Kelahiran, Akta Perkawinan, Surat Perjanjian, Surat kuasa dan Keputusan Pengadilan.

4.     ARSIP BERNILAI SEJARAH

ð Contoh : Laporan Tahunan, Notula Rapat, Gambar Foto dan Peristiwa.

5.     ARSIP BERNILAI ILMIAH

ð Contoh : Hasil Penelitian

6.     ARSIP BERNILAI KEUANGAN

ð Contoh : kuitansi, Bon Penjualan dan Laporan Keuangan.

7.     ARSIP BERNILAI PENDIDIKAN

ð Contoh : Karya Ilmiah Para Ahli, Kurikulum, Satuan Pelajaran dan Program Pelajaran.

d.     Arsip menurut sifat kepentingannya

1.     ARSIP TAK PENTING

ð Contoh : surat undangan dan memo (T)

2.     ARSIP BIASA

ð Contoh : presentasi pegawai, Surat Permohonan Cuti, Surat Pesanan Barang

3.     ARSIP PENTING

ð Contoh : Surat Keputusan, Daftar Riwayat Hidup Pegawai, Laporan Keuangan, Buku Kas dan Daftar Gaji (P)

4.     ARSIP SANGAT PENTING (VITAL)

ð Contoh : Akta Pendirian Perusahaan, Buku Induk Pegawai, Sertifikat Tanah / Bangunan dan Ijazah (V)

e.     Arsip menurut fungsinya

1.     ARSIP DINAMIS

ð Yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari.

-         Dinamis aktif = surat langsung dibalas

-         Dinamis in aktif

2.     ARSIP STATIS

ð Yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

f.       Arsip menurut tempat/tingkat pengolahannya

1.     ARSIP PUSAT

ð Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.

2.     ARSIP UNIT

ð Yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

g.     Arsip menurut keasliannya

1.     ARSIP ASLI

ð Yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

2.     ARSIP TEMBUSAN

ð Yaitu dokumen kedua, ketiga dst yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan kepada pihak selain penerimaan dokumen asli.

3.     ARSIP SALINAN

ð Yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

4.     ARSIP PETIKAN

ð Arsip yang berupa tulisan / ketikan ulang dari sebagian arsip asli.

h.     Arsip menurut kekuatan hukum

1.     ARSIP AUTENTIK

ð Yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.

2.     ARSIP TIDAK AUTENTIK

ð Yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.

ð Dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, dan hasil print komputer.

H.    PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP

ð Pemeliharaan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.

ð Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip.

I.       PEMELIHARAAN LINGKUNGAN

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan, antara lain :

a.     Petugas arsip harus :

1)    Jujur dan dapat menyimpan rahasia

2)    Disiplin

3)    Terampil dan cekatan

4)    Terdidik dan terlatih

5)    Rapi dan bersih.

b.     Depo arsip

1)    Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih dan terang.

2)    Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak di makan rayap, terbakar dan dingin atau lantainya tidak lembab.

3)    Lokasi bangunan berada di tempat yang amat jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.

4)    Temperatur suhu dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.

J.       PENILAIAN ARSIP

Angka pemakaiannya :

(jumlah permintaan surat : jumlah surat dalam arsip) x 100 %

         

          Contoh :

1.     Jumlah arsip 1.500 dipinjam 175. Berapa angka pemakaiannya??

ð (175 : 1500) x 100% = 11,6 %

2.     Jumalh arsip 2.500, dipinjam 275. Berapa angka pemakaiannya??

ð  (275 : 2500 ) x 100% = 11 %

K.     SUATU ARSIP DIKATAKAN BAIK, APABILA :

a.     Prosentase pemakaian arsip tinggi (minimal 15%).

b.     Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai).

L.      PENILAIAN PENYELENGGARA KEARSIPAN

1.     Angka kecermatan.

2.     Jangka waktu penemuan kembali arsip.

Rumus angka kecermatan :

( jumlah warkat yang tidak ditemukan : jumlah warkat yang ditemukan ) x 100 %

ð Semakin tinggi angka kecermatan, maka penyelenggara arsip itu semakin kurang baik.

ð Angka 3% merupakan batas patokan untuk menentukan baik atau tidaknya penyelenggaraan arsip.

ð Contoh soal :

1.     Dari 175 arsip, yang ditemukan 165.

2.     Dari 75 arsip, yang ditemukan 74.

3.     Dari 117 arsip, yang ditemukan 115.

ð Jawab :

1.      (175 : 165) x 100 % = 6,06 %

2.       (75 : 75) x 100% = 1,35 %

3.      (117 : 115) x 100% = 2,65 %

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan SMK saya.

Semoga bermanfaat yaa J