BAHAN DAN PERALATAN KEARSIPAN
A. PENGERTIAN
BAHAN KEARSIPAN
Bahan kearsipan adalah perlengkapan arsip yang habis pakai
yang dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, biasanya berbentuk
lembaran / buku.
B. BAHAN-BAHAN
KEARSIPAN :
1. Buku agenda
masuk/keluar
2. Lembar disposisi
3. Kartu kendali
4. Buku ekspedisi
5. Kartu indeks
6. Kartu tunjuk
silang
7. Kartu pinjam
arsip / outslip/bon pinjam
8. Buku arsip
9. Lembar penerus
10.
Lembar pengantar
C. PERLENGKAPAN
LAIN BERUPA :
a. Cap tanggal à tanggal surat dikirim
b. Cap derajat
surat
c. Cap sifat surat
d. Alat tulis
kantor
D. LEMBAR
DISPOSISI
ð Lembar
disposisi adalah lembar
untuk pimpinan agar memberikan disposisi.
ð Contoh lembar
disposisi :
LEMBAR DISPOSISI
PT _______________
|
|
RAHASIA
: PENTING : RUTIN :
|
|
INDEKS : MUTASI
TGL :
|
TANGGAL PENYELESAIAN
_____________________
|
HAL
:
TANGGAL/NOMOR :
ASAL
:
|
|
DISPOSISI / INFORMASI
|
DITERUSKAN KEPADA :
1.
KABAG PERSONALIA
2.
KABAG KEUANGAN
3.
KABAG UMUM
4.
KABAG RT
5.
.............................
|
E. BUKU
EKSPEDISI
ð Buku
ekspedisi adalah tanda bukti bahwa surat telah dikirim
pada instansi terkait.
ð Untuk
mengantarkan surat.
ð Contoh buku
ekspedisi (intern maupun
ekstern)
BUKU EKSPEDISI
TAHUN _________
No. Urut
|
Tanggal Surat
|
No. Surat
|
Dikirim Kepada
|
Nama Penerima
|
Paraf dan Tanggal Terima
|
F. BON PINJAM
ð Bon pinjam ada
tiga rangkap :
1. Tempat dimana
barang dipinjam
2. Peminjam
3. Petugas bon
pinjam
ð Kode pada bon
pinjam = memudahkan untuk pencarian dan penyimpanan.
ð Bon pinjam =
untuk agar ada pertanggung jawaban bila ada kehilangan.
ð Masalah
kearsipan biasanya adalah ARSIP HILANG.
G. MACAM-MACAM
ARSIP
a. Arsip menurut
subjek/isinya
1. ARSIP
KEPEGAWAIAN
ð Contoh : Daftar
Riwayat Hidup Pegawai, Surat Lamaran, Surat Pengangkatan Pegawai dan rekaman
prestasi.
2. ARSIP
KEUANGAN
ð Contoh : Laporan
Keuangan, Bukti pembayaran, Daftar Gaji, Bukti Pembelian dan Surat Perintah
Bayar.
3. ARSIP
PEMASARAN
ð Contoh : Surat
Penawaran, pesanan, Surat perjanjian penjualan, Daftar Pelanggan dan Daftar
Harga, Surat Pengiriman Barang.
4. ARSIP
PENDIDIKAN
ð Contoh :
Kurikulum, Satuan Pelajaran, Daftar Hadir Siswa, Raport dan Transkip Mahasiswa.
b. Arsip menurut
bentuk dan wujud fisiknya
1. LEMBARAN
ð Contoh : Naskah,
Perjanjian/Kontrak, Akta Pendirian Perusahaan, Surat Keputusan, Laporan, Berita
Acara, dll.
2. PITA REKAMAN
(kaset)
3. MIKRO FILM
4. DISKET
5. COMPACT DISK
6. FLASH DISK
7. GAMBAR
8. FOTO
9. VIDEO
10.
BAGAN
11.
GRAFIK
12.
PETA
13.
DAN LAIN-LAIN
c. Arsip menurut
nilai gunanya
1. ARSIP BERNILAI
INFORMATIF
ð Contoh :
Pengumuman, Pemberitahuan dan Undangan.
2. ARSIP
BERNILAI ADMINISTRASI
ð Contoh :
Ketentuan-ketentuan Organisasi, Surat Keputusan, Prosedur Kerja, Daftar Tugas
Pegawai.
3. ARSIP
BERNILAI HUKUM
ð Contoh : Akta
Pendirian Perusahaan, Akta Kelahiran, Akta Perkawinan, Surat Perjanjian, Surat
kuasa dan Keputusan Pengadilan.
4. ARSIP
BERNILAI SEJARAH
ð Contoh : Laporan
Tahunan, Notula Rapat, Gambar Foto dan Peristiwa.
5. ARSIP
BERNILAI ILMIAH
ð Contoh : Hasil
Penelitian
6. ARSIP
BERNILAI KEUANGAN
ð Contoh :
kuitansi, Bon Penjualan dan Laporan Keuangan.
7. ARSIP
BERNILAI PENDIDIKAN
ð Contoh : Karya
Ilmiah Para Ahli, Kurikulum, Satuan Pelajaran dan Program Pelajaran.
d. Arsip menurut
sifat kepentingannya
1. ARSIP TAK
PENTING
ð Contoh : surat
undangan dan memo (T)
2. ARSIP BIASA
ð Contoh :
presentasi pegawai, Surat Permohonan Cuti, Surat Pesanan Barang
3. ARSIP PENTING
ð Contoh : Surat
Keputusan, Daftar Riwayat Hidup Pegawai, Laporan Keuangan, Buku Kas dan Daftar
Gaji (P)
4. ARSIP SANGAT
PENTING (VITAL)
ð Contoh : Akta
Pendirian Perusahaan, Buku Induk Pegawai, Sertifikat Tanah / Bangunan dan
Ijazah (V)
e. Arsip menurut
fungsinya
1. ARSIP DINAMIS
ð Yaitu arsip yang
masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari.
-
Dinamis aktif = surat langsung dibalas
-
Dinamis in aktif
2. ARSIP STATIS
ð Yaitu arsip yang
sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
f. Arsip menurut
tempat/tingkat pengolahannya
1. ARSIP PUSAT
ð Yaitu arsip yang
disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan
dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
2. ARSIP UNIT
ð Yaitu arsip yang
berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah
dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
g. Arsip menurut
keasliannya
1. ARSIP ASLI
ð Yaitu dokumen
yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan,
serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
2. ARSIP
TEMBUSAN
ð Yaitu dokumen
kedua, ketiga dst yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi
ditujukan kepada pihak selain penerimaan dokumen asli.
3. ARSIP SALINAN
ð Yaitu dokumen
yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki
kesesuaian dengan dokumen asli.
4. ARSIP PETIKAN
ð Arsip yang
berupa tulisan / ketikan ulang dari sebagian arsip asli.
h. Arsip menurut
kekuatan hukum
1. ARSIP
AUTENTIK
ð Yaitu arsip yang
diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film)
sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.
2. ARSIP TIDAK
AUTENTIK
ð Yaitu arsip yang
diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
ð Dapat berupa
fotokopi, film, mikrofilm, dan hasil print komputer.
H. PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN ARSIP
ð Pemeliharaan
merupakan usaha
pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya
kerusakan dan hilangnya arsip.
ð Perawatan
merupakan kegiatan
mempertahankan kondisi arsip.
I. PEMELIHARAAN
LINGKUNGAN
Faktor-faktor yang harus diperhatikan
dalam pemeliharaan lingkungan, antara lain :
a. Petugas arsip
harus :
1) Jujur dan dapat
menyimpan rahasia
2) Disiplin
3) Terampil dan
cekatan
4) Terdidik dan
terlatih
5) Rapi dan bersih.
b. Depo arsip
1) Ruang tempat
penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih dan terang.
2) Menggunakan
bahan bangunan yang tidak mudah rusak di makan rayap, terbakar dan dingin atau
lantainya tidak lembab.
3) Lokasi bangunan
berada di tempat yang amat jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.
4) Temperatur suhu
dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.
J. PENILAIAN
ARSIP
Angka pemakaiannya :
(jumlah permintaan surat : jumlah surat dalam arsip) x 100 %
Contoh :
1. Jumlah arsip 1.500
dipinjam 175. Berapa angka pemakaiannya??
ð (175 : 1500) x 100% = 11,6 %
2. Jumalh arsip
2.500, dipinjam 275. Berapa angka pemakaiannya??
ð (275 : 2500 ) x 100% = 11 %
K. SUATU ARSIP
DIKATAKAN BAIK, APABILA :
a. Prosentase
pemakaian arsip tinggi (minimal 15%).
b. Warkat-warkat
yang disimpan dalam arsip masih mempunyai manfaat (bernilai).
L. PENILAIAN
PENYELENGGARA KEARSIPAN
1. Angka
kecermatan.
2. Jangka waktu
penemuan kembali arsip.
Rumus angka kecermatan :
( jumlah warkat yang tidak ditemukan : jumlah warkat yang ditemukan ) x 100 %
ð Semakin tinggi
angka kecermatan, maka penyelenggara arsip itu semakin kurang baik.
ð Angka 3%
merupakan batas patokan untuk menentukan baik atau tidaknya penyelenggaraan
arsip.
ð Contoh soal :
1. Dari 175 arsip,
yang ditemukan 165.
2. Dari 75 arsip,
yang ditemukan 74.
3. Dari 117 arsip,
yang ditemukan 115.
ð Jawab :
1. (175 : 165) x 100 % = 6,06 %
2. (75 : 75) x 100% = 1,35 %
3. (117 : 115) x 100% = 2,65 %
Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan SMK saya.
Semoga bermanfaat yaa J
Tidak ada komentar:
Posting Komentar