PENATAAN RUANG KANTOR

A.     PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR

ð  Pengaturan tempat kerja dan peralatan kantor sehingga dapat memperlancar pekerjaan dinamakan tata ruang.

ð  Istilah tata ruang menurut para ahli :

1.      Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern mengatakan, “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.”

2.      Menurut Littlefield dan Petterson dalam bukunya Modern Office Management, mengatakan, “Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available floor space.” (Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

ð  Kesimpulan :

Tata ruang kantor adalah penentuan dan penyusunan perabot dan alat-alat kantor pada tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan kepuasan bagi para karyawan.

B.      TUJUAN TATA RUANG KANTOR

1.      Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.      Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul kepuasan bekerja para karyawan.

3.      Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staff yang sedang bekerja.

4.      Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.      Menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antar karyawan yang satu dengan yang lain.

6.      Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan mengganggu dari pekerjaan yang sunyi.

7.      Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi dan tamu yang datang.

8.      Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak terpendek.

C.      KEUNTUNGAN TATA RUANG YANG BAIK

Menurut Drs. The Liang Gie, tata ruang yang baik mempunyai beberapa keuntungan diantaranya :

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar-mandir yang seharusnya tidak perlu.

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.      Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian tertentu.

4.      Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

5.      Pengawasan mudah dilaksanakan.

6.      Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

D.     MANFAAT TATA RUANG YANG BAIK

Menurut Drs. Moekijat, dalam bukunya Tata Laksana Kantor, mengatakan bahwa ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1.      Merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.

2.      Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3.      Pengawasan dapat dipermudah.

4.      Hubungan dapat dipermudah.

5.      Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

6.      Jalannya pekerjaan lebih lancar.

7.      Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

E.      CONTOH GAMBAR TATA RUANG YANG BAIK

F.       ASAS-ASAS POKOK TATA RUANG KANTOR

a.      Asas jarak terpendek à memudahkan komunikasi, hubungan antar bagian, tidak jauh letaknya.

b.      Asas rangkaian kerja à mudah untuk dicari, jika kita butuhkan.

c.       Asas penggunaan segenap ruang à ruang tersebut dimanfaatkan dan dipakai supaya terawat.

d.      Asas perubahan susunan tempat kerja à agar tidak merasa jenuh dan bosan.

G.     PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1.      Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

2.      Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dengan yang berhubungan ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

3.      Aliran pekerjaan harus sederhana.

4.      Meletakkan perlengkapan kantor harus dengan pegawai yang menggunakannya.

5.      Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

6.      Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

7.      Kesatuan yang tugasnya berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan di bagian depan.

8.      Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat gaduh, didekatkan dengan jendela dan dijauhkan dengan satuan lainnya.

9.      Tempat arsip berada pada dinding/susunan tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

H.     LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG

1.      Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya.

2.      Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.

3.      Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan beri tanda tempat pintu, jendela dan lainnya.

4.      Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya.

5.      Menyusun denah konsep tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh ; penambahan/pengurangan pegawai, penambahan/penggantian perabot, perubahan prosedur kerja, perubahan struktur.

I.        MACAM-MACAM TATA RUANG

1.      Tata ruang kantor berkamar (Cubile Type offices).

2.      Tata ruang kantor terbuka (Open plan offices).

3.      Tata ruang kantor berhias/berpanorama/bertaman (Land scaped offices).

4.      Tata ruang kantor yang merupakan penggabungan dari berkamar, terbuka dan bertaman/berhias.

Sumber : Buku Catatan Pelajaran Kejuruan saya ketika di SMK.

Semoga bermanfaat yaaa J